Как правильно вести документацию

Содержание

Документооборот бухгалтерии — полное описание процесса документооборота, группирование и хранения документации на предприятии + инструкции по составлению графика с практическими советами

Любая организация в форме общества с ограниченной ответственностью в процессе своего функционирования беспрерывно получает и создает огромное количество разнообразной документации.

Как не утонуть в тоннах бумаг: быстро найти оригинал необходимого документа, быть уверенным, что указанное в документе соответствует действительности, что документ попал к месту назначения? Умение обращаться с документацией на первый взгляд кажется целой наукой, но если вникнуть в нюансы, ничего катастрофически сложного в этом нет, тем более на сегодня даже этот процесс уже смогли автоматизировать.

Объем документов ежедневно обрабатываемых на предприятии зависит от масштабов организации, количества структурных подразделений, но есть несколько унифицированных принципов документооборота, которые не зависят от количества обрабатываемой документации. Со всем этим попробуем разобраться далее.

Цели и принципы документооборота

Документооборот на предприятии это движение документов по предприятию от начала их получения (создания) до момента завершения работы с ними и передачи на хранение.

При налаженной системе документооборота достигаются, прежде всего, такие цели:

  • Оперативность движения документов
  • Четкость движения документации в пределах предприятия
  • Бесперебойная работа бухгалтерской службы
  • Взвешенность принятия всех решений управленческого аппарата

Для реализации необходимых задач, документооборот бухгалтерии базируется на некоторых принципах:

  • Время обработки документов должно быть максимально коротким.
  • Однотипные категории документов должны иметь схожий порядок обработки – принцип системности.
  • Однократность обработки каждого документа.

Максимальное сокращение движения документа между служебными лицами.

Этапы документооборота:

  • Формирование (создание) документа;
  • Принятия документа в бухгалтерию;
  • Обработка документов специалистами в т.ч. посредством автоматизированных систем учета;
  • Группирование и архивация документов

Формирование (создание) документа

Это этап выписки документа, его подписания составителем и при необходимости нанесения печатей и штампов.

Создание документа может осуществляться не только бухгалтерией предприятия, хотя и нести в себе информацию, прежде всего для обработки бухгалтерской службой. Например, очень часто документы оформляют на складе в момент передачи товара на отгрузку, на производстве при оформлении заявки на материал. Хотя в условиях автоматизации, эти операции отображаются в системах учета в режиме онлайн (обрабатываются автоматически).

Принятия документа в бухгалтерию

Перед принятием документов в бухгалтерию, во многих случаях проводят регистрацию в журнале входящих документов, особенно при поступлении всех документов через канцелярию. Тут же происходит первичное распределение документов между сотрудниками бухгалтерии. Например, тем сотрудникам, которые начисляют выплаты по заработной плате, предоставляют приказы на отпуск, больничные листы; тем которые списывают ГСМ, путевые листы и т.д.

Обработка документов специалистами в т.ч. посредством автоматизированных систем учета

В этот период оформляются записи в автоматизированных системах учета, а также визирование сотрудниками старшего ранга. Например, при поступлении входящего счета для оплаты в бухгалтерию с визой отдела снабжения, согласно графику движения документов, необходимо еще получить визу главного бухгалтера, а уже после этого осуществлять оплату.

Группирование и архивация документов

После завершения обработки документов их систематизируют по заданному параметру (кадровые документы отдельно, остальные сшивают за обозначенный период: месяц или квартал или по типу документа) и отправляют в архив.

Виды обрабатываемых бухгалтерией документов

Бухгалтерия обрабатывает документы, содержащие записи о хозяйственных операциях и их фактическое осуществление. Для разработки графика документооборота в бухгалтерии, необходимо четко представлять, где документ составляют, цель его использования, какой период его действия и т.д. Потому как последним этапом документооборота будет группирование и архивация документов, то также важно ориентироваться в основных признаках по каким подшивают в папки документы.

Принято классифицировать такие виды бухгалтерских документов:

По объему информации выделяют первичные и сводные документы.

Первичные документы подтверждают любую операцию, распоряжение, разрешение, поэтому их особенность в оформлении в момент совершения или по факту выполнения действия. Например, платежное поручение, накладная, приказ, договор.

Сводные документы формируются на основании однотипных первичных документов. Сводные документы содержать обобщенные данные о хозяйственных операциях, а также информацию относительно состояния доходов и обязательств предприятия. Например, отчет кассира, расчетные ведомости, оборотная ведомость по счету учета.

По назначению выделяют распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы.

  • Распорядительные документы содержат только пояснения относительно специфики операции, но не подтверждают факт ее осуществления. Это приказы, доверенности, распоряжения, инструкции.
  • Исполнительные документы же наоборот как раз и есть самым неопровержимым юридическим доказательством состоявшегося действия. Это кассовые чеки, накладные, банковские выписки.
  • Документы бухгалтерского оформления формируются непосредственно работниками бухгалтерии. Эти документы могут содержать как пояснения или намерения действий организации, так и подтверждать выполнение этих действий. Например, документ начисления аванса сотрудникам – документ, содержащий намерения, а ведомость выплаты зарплаты – документ, подтверждающий факт оплаты труда.
  • К комбинированным документам можно определить авансовые отчеты, кассовые ордера и другую документацию, в которой одновременно содержится распорядительное описание и подтверждение осуществления операции.

По способу использования выделяют разовые и накопительные документы

К разовым документам относится большинство первичных и исполнительных документов, т.к. используется однократно только для подтверждения операции. Например, кассовый чек, накладная, платежное поручение, авансовый отчет и т.д.

Суть накопительных документов в использовании их в обозначенный период времени (месяц или год): журнал движения трудовых книг, график отпусков.

По месту составления выделяют внутренние документы и внешние

Внутренние документы составлены предприятием и могут использоваться как бухгалтерией данного предприятия, так и иметь форму исходящего документа. Например, ведомость на выплату зарплаты внутренний документ, а счет-фактура, накладная, доверенность это внутренний исходящий документ и используется и на предприятии, составившем его, и в бухгалтерии контрагента.

Документы внешние это входящие документы, составленные за пределами конкретного предприятия. К ним относят договора, счета, накладные, доверенности, чеки.

График документооборота на предприятии

На предприятии бываю ситуации, когда один или несколько первичных документов были несвоевременно предоставлены в бухгалтерию для обработки. Так как первичные документы это основной источник данных для формирования отчетности предприятия, то результатом зачастую становится искажение данных отчетности: занижение либо завышение, что в итоге может привести к штрафным санкциям. Но кто же в этом случае будет ответственным за допущенную ошибку и понесенные убытки? Для того чтобы таких ситуаций не возникало, каждый сотрудник и в т.ч. бухгалтерии должен понимать за обработку каких документов он отвечает, какова именно схема движения, вверенного ему документа, по предприятию.

Грамотно и подробно составленный график документооборота является залогом не только качественной работы бухгалтерии, но и всего предприятия.

Именно для этого каждое предприятие разрабатывает в удобной для него форме график документооборота в виде схемы, таблицы или перечня. При разработке графика основная цель минимизировать время обработки документа, а также трудозатраты.

Разработкой графика, как правило, занимается руководство бухгалтерии (главный бухгалтер, либо заместитель), а руководитель организации утверждает его и выдает распоряжение на ознакомление сотрудников с графиком.

Список документов

Сначала необходимо составить перечень документов, которые предприятие использует в хозяйственной деятельности. Учесть необходимо все группы документов, первичные, сводные, внутренние и внешние и т.д.

Также для полноценного отображения данных в учете учесть в графике входящие документы, что изначально поступают не в бухгалтерию. Таким примером может быть входящая корреспонденция, поступающая в канцелярию или секретарю, непосредственно относящаяся к работе бухгалтерии – накладные от поставщика, письма налоговой службы и других инстанций. От этого может зависеть формирование расходов, доходов, начисление штрафов и прохождение плановых проверок.

При формировании списка не забудьте про документы, которые оформляются всего несколько раз в год: ведомость выдачи новогодних подарков, заявки на представительские расходы, план-расчет проведения рекламных акций.

Ответственные лица

При назначении ответственных лиц проще всего определится с первичными документами: кто составляет, тот и ответственный. При такой формулировке максимально сокращается цепочка между сотрудником, формирующим документ, и бухгалтерией.

При формировании списка лиц ответственных за предоставление внутренних записок и распоряжений — рациональней назначить начальников отделов; за документы износа и списания технической базы – начальников производства или отделов; за входящую корреспонденцию – секретаря; и т.д.

Не забудьте определить список документов подлежащих визированию, а также круг лиц, что имеют право накладывать разрешительные или запрещающие записи на документах (визировать).

Сроки

Сроки обработки и передачи документов – один из главных параметров при составлении графика. Сроки можно задавать в виде периода (3 дня, 10 дней) или в виде конкретного числа (1-го или 5-го). Нужно учесть, что сроки оформления некоторых документов закреплены в законодательстве (авансовые отчеты, например).

Например, рассмотрим сроки подачи путевых листов и использованных талонов на ГСМ. Если срок сдачи отчета по использованию и остаткам ГСМ установлен 3-го числа, а для его формирования необходимо 2 дня, то все талоны и путевые листы должны быть сданы не позднее 1-го числа текущего месяца за предыдущий месяц. Если объем большой, можно установить сдачу каждую декаду месяца, но с указанием, что документы за 21-31 число предыдущего месяца подаются не позднее 1-го числа текущего.

После проделанного анализа, формирования списка документов, ответственных лиц и сроков сдачи обработанных документов можно приступать к оформлению графика.

От структуры предприятия, численности сотрудников и объемов документации зависит форма, в которой удобней оформить график. Это может быть список (для мелких организаций) или же таблица (классическая универсальная форма), некоторые считают, что более наглядной является схема.

График должен быть удобен в использовании, поэтому список документов должен быть сгруппирован по определенным параметрам: по подразделениям, по алфавиту, по должностям.

После оформления и утверждения графика необходимо оповестить сотрудников, о том, в какие сроки и какие именно документы им надлежит обрабатывать. Это можно сделать, раздав выдержки из графика, также можно прописать необходимые пункты в должностной инструкции. Как правило, за невыполнение графика по не объективным причинам устанавливаются штрафы для сотрудников. Такая практика все чаще используется в крупных организациях.

Автоматизация документооборота в бухгалтерии

Автоматизация документооборота бухгалтерии значительно упрощает процесс. Именно поэтому сегодня широко внедряются подобные проекты и активно данная услуга представлена на рынке.

Практически все документы сейчас создаются посредством автоматизированных систем, но, к сожалению, еще электронный документооборот между предприятиями не достаточно регламентирован, да и система хранения таких документов пока не отлажена. Поэтому еще по старинке приходится распечатывать документы, оформлять их, визировать.

На сегодня уже созданы программы, которые позволяют автоматизировать процесс регистрации, согласования и поступление в бухгалтерию документации. А также интегрировать этот процесс с учетными системами. Например, документы, созданные в одной базе (бухгалтерской), дальнейшую обработку (передачу в отдел и визирование) проходят уже в другой базе (документооборота). И наоборот, через систему документооборота входящие документы поступают в бухгалтерскую базу.

Благодаря системам автоматизации, завизировав документ или подав заявку, сотрудник или управленец может видеть, в каком подразделении сейчас документ, выполнен ли он и принят ли вообще к выполнению.

Например, при отгрузке продукции и оформлении накладной менеджер (бухгалтер) должен обязательно получить уведомление начальника производства о готовности заказа. Для этого не обязательно распечатывать документ, передавать его в цех и ждать подписи начальника производства. Достаточно воспользоваться программой, в которую вносится заказ, а после его выполнения соответствующая отметка проставляется начальником там же в программе. После этого, на основании этого заказа формируется накладная, которую уже в бумажном экземпляре подписывает получатель.

Таким образом, можно автоматизировать практически все процессы документооборота. Наиболее адаптированной сейчас на рынке является программа 1С: Документооборот, в связи с тем, что все же большинство организаций используют программу 1С для автоматизации учета.

Хранение и архивация

После отображения всех документов в учетной системе предприятия необходимо систематизировать и отправить на хранение документы.

По какому принципу систематизировать документы зависит от прописанных в учетной политике правил. Например, часто документы сшивают таким образом: приходные документы отдельно, расходные отдельно, банковские отдельно и т.д. с периодом равным периоду подачи отчетности (квартал, год). Еще сшивают все вышеуказанные документы вместе, но с периодичностью закрытия периода в учете – месяц или квартал.

Также надо учитывать, что кадровые документы, а также касающиеся начисления доходов сотрудникам всегда сшиваются отдельно, т.к. имеют самые большие сроки хранения, установленные законодательно (75 лет), остальные хранятся не менее 5 лет. Более подробно ознакомится со сроками можно в утвержденном Росархивом «Переченю типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»

На сегодня при наличии электронных систем учета, ведомости и журналы счетов уже мало кто распечатывает. Их распечатывают и предоставляют непосредственно в период проведения проверки за проверяемый период. Это значительно экономит ресурс, но важно помнить, что при таких условиях надо обеспечить сохранность электронной базы, чтоб иметь доступ ко всем регистрам, которые могут понадобиться в будущем.

Организация может иметь свой архив для хранения документов или же по истечении обязательного срока хранения воспользоваться специальной архивной службой, которые на платной основе предоставляют услуги архивации и хранения.

Примеры наших документов

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  1. Отдел информационных технологий и защиты информации (далее по тексту настоящего Положения именуется – Отдел) является самостоятельным структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Системный администратор» (далее по тексту – Учреждение).
  2. Настоящее Положение регулирует деятельность Отдела, определяет его задачи, функции, права и обязанности работников, порядок организации работы, реорганизации и ликвидации Отдела.
  3. Отдел в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом Учреждения, решениями органов управления и вышестоящей организации, правилами внутреннего трудового распорядка работников Учреждения, приказами, распоряжениями Директора Учреждения, иными нормативными и распорядительными документами, указаниями начальника Отдела, настоящим Положением.
  4. Состав Отдела определяется штатным расписанием Учреждения.
  5. Отдел осуществляет деятельность в пределах своей компетенции и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Учреждения и вышестоящими Организациями.
  6. Организация деятельности Отдела проводится исходя их возложенных на него функций, в соответствии с Уставом, приказами и распоряжениями ФСТЭК и ФСБ России, приказами и распоряжениями Учреждения, решениями коллегий и оперативных совещаний Учреждения, планами основных организационных мероприятий и иных планов Учреждения, а также с перспективными и текущими планами работы Отдела.
  7. К документам Отдела имеют права доступа помимо его работников, Директор Учреждения, лица, уполномоченные им для проверки деятельности Отдела, а также иные лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  8. Настоящее Положение, вносимые в него изменения и дополнения утверждаются приказом Директора Учреждения.

II. ЗАДАЧИ

  1. Основные задачи Отдела по направлению информатизации:
    • внедрение и сопровождение программного обеспечения;
    • учет существующих лицензий на программное обеспечение, формирование требований на приобретение нового программного обеспечения;
    • изучение, внедрение, сопровождение новых информационных технологий;
    • проектирование, создание, обслуживание корпоративной сети Учреждения, структурированных кабельных сетей, локальных вычислительных сетей структурных подразделений Учреждения;
    • администрирование корпоративной сети Учреждения, структурированных кабельных сетей, локальных вычислительных сетей, телефонных сетей структурных подразделений Учреждения;
    • разработка и внедрение стандартов, регламентов, инструкций по использованию информационной сети, вычислительной техники и программного обеспечения;
    • контроль за исполнением нормативных документов в области информационных технологий и защиты информации;
    • сопровождение внешнего сайта Учреждения;
    • участие в организации и проведении образовательного процесса в области информатизации в Учреждении;
    • организация работ по диагностике, техническому обслуживанию, ремонту компьютерной техники;
    • эффективная поддержка подразделений Учреждения при реализации проектов по созданию и развитию ИТ-услуг;
    • развитие направлений деятельности, входящих в компетенцию Отдела.
  2. Основные задачи Отдела по обеспечению информационной безопасности:
    • разработка и практическая реализация единой политики (концепции) обеспечения информационной безопасности Учреждения, определение требований к системе защиты информации в Учреждении и структурных подразделениях;
    • осуществление комплексной защиты информации на всех этапах технологических циклов ее создания, переноса на носитель, обработки и передачи в соответствии с единой концепцией информационной безопасности;
    • контроль за эффективностью предусмотренных мер защиты сведений, входящих в состав персональных данных, конфиденциальной информации и иной информации в Учреждении;
    • координация деятельности и методическое руководство при проведении работ по обеспечению информационной безопасности и защите информации.
  3. По поручению Директора Учреждения Отдел может заниматься решением иных задач, для реализации которых необходимо применение знаний, навыков и опыта работников Отдела.

III. ФУНКЦИИ

В соответствии с возложенными на него задачами Отдел осуществляет следующие функции по вопросам приобретения аппаратного и программного обеспечения:

  1. формирование проектов технических заданий и спецификаций на приобретение:
    • активного сетевого оборудования;
    • серверов;
    • средств резервного копирования и восстановления данных;с
    • редств защиты информации;
    • средств контроля и управления сетевой инфраструктурой;
    • средств связи;
    • периферийного оборудования;
    • вычислительной техники и комплектующих;
    • программного обеспечения;
    • устройств печати и офисной техники, расходных материалов и запасных частей к ним;
    • иного аппаратного и программного обеспечения, в соответствии с потребностями Учреждения;
  2. координация работ с поставщиками и производителями вычислительной и офисной техники по вопросам гарантийного обслуживания и ремонта;
  3. отслеживание периодов технической поддержки, формирование проектов и планов приобретения и продления услуг по сопровождению программного обеспечения;
  4. координация работ с подрядчиками и субподрядчиками – производителями программного обеспечения;
  5. сбор необходимых данных для создания или доработки программного продукта;
  6. анализ потребностей подразделений Учреждения в дополнительных средствах вычислительной техники и обработки информации;
  7. подготовка бюджетных заявок по расходам в части информационных технологий;
  8. совместно с руководителями подразделений, определение задач, подлежащих автоматизации.

По вопросам разработки и сопровождения систем связи, телекоммуникаций:

  1. обеспечение работоспособности и бесперебойного функционирования аппаратной и программной составляющей серверного, коммутационного, телекоммуникационного (в том числе АТС), сетевого периферийного оборудования, кабельной системы ЛВС;
  2. локализация устранения сбоев и неисправностей в работе ЛВС, баз данных, общесистемного программного обеспечения, влияющих на работу всей сети;
  3. обеспечение приема и передачи информации по каналам телекоммуникационной связи, разграничение и контроль прав доступа к дискам, каталогам, базам данных коллективного пользования;
  4. обеспечивает возможности осуществления подразделениями Учреждения самостоятельной отправки и получения информации по электронным каналам связи, а также предоставление доступа к глобальным информационным ресурсам;
  5. организация работ по оказанию услуг в сфере информатизации и связи, выполняемых сторонними организациями; подготовка, оценка проектной и сметной документации, контроль и прием выполненных работ;
  6. изучение, внедрение, эксплуатация новых информационных технологий;
  7. разработка и реализация концепции информатизации и информационной безопасности, развитие систем связи и телекоммуникаций Учреждения;
  8. проведение работ по анализу и упорядочению информационных потоков между подразделениями Учреждения и иными учреждениями и организациями;
  9. проведение монтажных работ ЛВС.

По вопросам информатизации, сопровождению аппаратного и программного обеспечения:

  1. установка, настройка, техническое сопровождение и обслуживание;
    • активного сетевого оборудования;
    • серверов;
    • средств резервного копирования и восстановления данных;
    • средств защиты информации;
    • средств контроля и управления сетевой инфраструктурой;
    • средств связи;
    • периферийного оборудования;
    • вычислительной техники и комплектующих;
    • программного обеспечения;
    • устройств печати и офисной техники и расходных материалов и запасных частей к ним;
    • иного аппаратного и программного обеспечения, в соответствии с потребностями Учреждения;
  2. прием от разработчика и тестирование комплекса программ, подлежащих внедрению в Учреждение;
  3. подготовка новой техники к вводу в эксплуатацию;
  4. подключение и настройка техники на рабочих местах сотрудников Учреждения; — осуществление выполнения резервного копирования и архивирования баз данных и версий прикладного программного обеспечения и обеспечение его хранения;
  5. обеспечение непрерывности процесса обработки, проведения резервного копирования (архивирования) пользовательской информации, баз данных и общесистемного ПО;
  6. проведение мероприятий по антивирусной защите и оптимизации работы программного обеспечения;
  7. обеспечение контроля за проведением профилактических работ в объеме, предусмотренном техническими условиями на АРМ;
  8. обеспечение контроля за правильной эксплуатацией АРМ;
  9. обеспечение анализа случаев отказа, неправильной работы АРМ для предотвращения их повторения;
  10. организация своевременного рассмотрения и исполнения заявок на выполнение работ связанных с функционированием программного и аппаратного обеспечения;
  11. диагностика и устранение неисправностей вычислительной и офисной техники;
  12. диагностика и устранение неполадок программного обеспечения; — осуществление мелкого ремонта и модернизации техники.

По вопросам поддержки пользователей:

  1. осуществление технических консультаций по работе техники и программного обеспечения сотрудникам Учреждения;
  2. информирование сотрудников Учреждения о внедрении новых программных и аппаратных продуктов;
  3. участие в определении потребностей по подготовке и переподготовке кадров, в соответствии с программой информатизации, планами внедрения и развития автоматизированной информационной системы;
  4. организация компьютерного, информационного и иного необходимого обеспечения совещаний, видеоконференций, селекторов и иных мероприятий, проводимых Учреждением;
  5. обеспечение технической поддержки, развития и сопровождения Интернет-сайта Учреждения; в
  6. несение Директору Учреждения предложения о привлечении, в соответствии с действующим законодательством, к дисциплинарной ответственности должностных лиц за нарушения, допущенные ими в работе.

По вопросам руководящих документов:

  1. разработка и внедрение инструкций, регламентов и стандартов использования программного и аппаратного обеспечения;
  2. разработка (совместно с соответствующими подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с информационными ресурсами;
  3. разработка, внедрение и организация контроля исполнения руководящих документов по обеспечению информационной безопасности;
  4. разработка Плана обеспечения непрерывной работы и восстановления работоспособности подсистем автоматизированных систем;
  5. разграничение доступа пользователей к сетевым информационным ресурсам, базам данных, периферийному оборудованию в соответствии с установленным регламентом.

По вопросам делопроизводства:

  1. ведение учета существующих лицензий на программное обеспечение пользователей;
  2. подготовка проектов документов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, ответы на письма и запросы государственных органов, предприятий, учреждений, организаций и граждан;
  3. осуществление учета и хранения контрольных версий дистрибутивов и документации на используемые прикладные информационные системы;
  4. осуществление, в рамках своей компетенции, ведения делопроизводства, формирования и отправления/получения корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи;
  5. осуществление организации ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям Отдела;
  6. осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела;
  7. подготовка информационных и иных материалов по вопросам, относящимся к компетенции Учреждения и Отдела.

По вопросам информационной безопасности:

  1. обеспечение реализации мер по защите информации на ресурсах локальных вычислительных сетей Учреждения, антивирусного контроля в локальных вычислительных сетях Учреждения;
  2. обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, относящихся к Персональным Данным, и иных сведений ограниченного распространения;
  3. предотвращение попыток несанкционированного доступа нелегальных пользователей к информационным ресурсам;
  4. разработка и реализация единой политики защиты интересов Учреждения от угроз в информационной сфере;
  5. обеспечение методического руководства структурными подразделениями Учреждения при проведении работ по защите информации;
  6. обеспечение организационной и технической защиты информации;
  7. определение в пределах своей компетенции режима и правил обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;
  8. осуществление контроля за эффективностью предусмотренных мер защиты информации в Учреждении;
  9. обеспечение защиты информации в выделенных и защищаемых помещениях Управления, а также при передаче по техническим каналам связи;
  10. осуществление согласования технических порядков по технологиям, связанным с информационным обменом и документооборотом;
  11. участие в проектировании, приемке, сдаче в эксплуатацию программных и аппаратных средств (в части требований к средствам защиты информации);
  12. осуществление контроля за соблюдением правил безопасной эксплуатации аппаратно-программных средств, нормативных требований, сертификатов и лицензий на программные и аппаратные средства (в том числе средства защиты информации);
  13. осуществление контроля за разрешительной системой допуска исполнителей к работе с защищаемой информацией;
  14. осуществление мониторинга информации, циркулирующей в сетях, системах и защищаемых помещениях Учреждения, использование аппаратно-программных средств предотвращения и пресечения утечки информации;
  15. участие в проектировании, приемке и сдаче в эксплуатацию специальных средств и систем предотвращения утечки защищаемой информации по естественным и искусственно созданным каналам;
  16. участие в согласовании кандидатур граждан, назначаемых на должности, связанные с выполнением обязанностей по управлению информационными ресурсами, администрированию и сопровождению вычислительных средств, проектированию и разработке информационных программ в Учреждении;
  17. взаимодействие с органами исполнительной власти, исполняющими контрольные функции, при организации в установленном порядке мероприятий по защите информации;
  18. участие в проверках по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, в обобщении и анализе их результатов (при необходимости организация тематических проверок);
  19. участие в обучении работников Учреждения, оказание практической помощи по вопросам информационной безопасности.

Осуществление иных функций по поручениям Главного врача Учреждения.

IV. СТРУКТУРА И ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

  1. Отдел организует свою работу, исходя из возложенных на него задач и выполняемых функций в соответствии с перспективными и текущими планами работы.
  2. Положение, структура и штатное расписание Отдела утверждается Главным врачом Учреждения по представлению начальника Отдела, исходя из условий, особенностей и объема работ, исполняемых Отделом.
  3. В состав Отдела информационных технологий входят: — начальник Отдела информационных технологий; — инженер; — инженер по защите информации.
  4. Численный состав Отдела определяет Главный врач по согласованию с начальником планово-экономического Отдела.
  5. Распределение обязанностей и разработку должностных инструкций сотрудников Отдела ИТ осуществляет руководитель Отдела.
  6. Трудовые обязанности работников Отдела, условия их труда определяются трудовыми договорами, заключаемыми с каждым работником, Правилами внутреннего распорядка Учреждения и иными локальными актами Учреждения, а также должностными инструкциями работников Отдела
  7. Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя Управления.
  8. Начальник Отдела подчиняется Главному врачу Учреждения.
  9. Начальник Отдела:
    • организует и осуществляет руководство работой Отдела, распределяет функциональные обязанности между сотрудниками Отдела, принимает меры к обеспечению надлежащих условий труда работников;
    • представляет на утверждение руководителю Учреждения план работы Отдела, должностные регламенты работников Отдела;
    • проводит оперативные совещания с работниками Отдела;
    • организует взаимодействие Отдела с другими структурными подразделениями Учреждения;
    • осуществляет подбор кандидатов в кадровый резерв Учреждения на должности Отдела;
    • осуществляет контроль соблюдения законности, служебной дисциплины, поддержания уровня профессиональной подготовки работниками Отдела;
    • вносит Главному врачу Учреждения предложения о поощрении либо привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников Отдела;
    • осуществляет иные полномочия, вытекающие из задач Отдела.
  10. Все специалисты Отдела в своей работе руководствуются должностными регламентами и в пределах своей компетентности и занимаемой должности замещают функциональные обязанности друг друга.
  11. Отдел координирует свою деятельность с другими структурными подразделениями Учреждения в целях обеспечения производственной деятельности Учреждения.

V. ПРАВА

В целях обеспечения выполнения возложенных на него обязанностей Отдел имеет право:

  1. В установленном порядке получать доступ к информационным ресурсам Учреждения.
  2. Вносить руководству Учреждения предложения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
  3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Учреждения документы и материалы, необходимые для решения задач, возложенных на Отдел.
  4. Вести переписку с органами государственной власти, органами местного самоуправления и иными органами и организациями по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
  5. Разрабатывать проекты нормативных актов Учреждения в соответствии с компетенцией Отдела и направлять их на заключение соответствующим структурным подразделениям Учреждения.
  6. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений Учреждения к подготовке проектов документов, справочной информации и других материалов по поручению руководства Учреждения.
  7. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на осуществление необходимых для выполнения задач Отдела закупок программных, технических средств и расходных материалов.
  8. Пользоваться компьютерной, множительной и иной оргтехникой, средствами связи, а также иными материальными ресурсами, имеющимися в Учреждении, необходимыми для обеспечения деятельности Отдела.
  9. Осуществлять модификацию существующего аппаратно-программного комплекса с целью повышения эффективности его использования.
  10. Проводить проверки использования вычислительной техники, внутренних и внешних информационных ресурсов и доводить результаты этих проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
  11. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с вычислительной техникой и информационными ресурсами.
  12. Пресекать случаи нецелевого использования внутренних и внешних информационных ресурсов доступными средствами, установленными порядком.
  13. Разрабатывать должностные инструкции сотрудников Отдела.
  14. При проведении проверок территориальных подразделений принимать участие в работе комиссий в рамках полномочий, определенных настоящим Положением.
  15. Проводить в установленном порядке совещания по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, с участием в них специалистов структурных подразделений Учреждения.
  16. Осуществлять контроль за использованием и эксплуатацией технических средств в подразделениях Учреждения.
  17. Представлять Учреждение в установленном порядке в организациях и учреждениях по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
  18. Работники Отдела имеют право участвовать в проведении семинаров, конференций, иными способами повышать свой профессиональный уровень. Использование рабочего времени и финансирование этих целей согласовываются с руководством.
  19. Осуществлять иные полномочия, относящиеся к компетенции Отдела.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

  1. Отдел в соответствии с задачами и функциями, возложенными на него:
    • осуществляет контроль по своим направлениям деятельности других структурных подразделений Учреждения;
    • оказывает другим подразделениям методическую помощь по своим направлениям деятельности;
    • совместно с другими подразделениями осуществляет сбор, накопление, обобщение и анализ информации.
  2. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями Учреждения, с органами государственной власти РК, органами местного самоуправления РК, иными органами и организациями на основе планов, составленных в соответствии с основными направлениями работы Учреждения, приказов Учреждения, мероприятий, утверждаемых руководством Учреждения.

VII. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

  1. Работники Отдела несут ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на них обязанностей и задач.
  2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей работники Отдела могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с нормами трудового законодательства.
  3. Начальник Отдела несет персональную ответственность за организацию работы Отдела, а также за принятие решений по вопросам, входящим в его компетенцию.

VIII. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

  1. Количество случаев нарушения согласованного с потребителями уровня предоставления ИТ-услуг, относящихся к компетенции Отдела.
  2. Уровень удовлетворенности сотрудников Учреждения предоставлением ИТ-услуг, относящихся к компетенции Отдела.
  3. Уровень негативного влияния на деятельность Учреждения нештатных ситуаций в ИТ-инфраструктуре.
  4. Относительное количество нештатных ситуаций и время простоя автоматизированных систем (АС), с учетом существенного развития функциональности АС, внедрения новых АС и других факторов, приводящих к существенному увеличению общего количества регистрируемых событий с АС.
  5. Доля аутсорсинговых услуг, относящихся к компетенции Отдела.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *